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Cómo aumentar la productividad con la automatización de cuentas por pagar

El tratamiento manual de las facturas supone un elevado coste para las empresas, tanto en recursos técnicos como en personal. Automatizar la gestión de las cuentas es el primer paso en la optimización de un proceso en el que incluso los pequeños errores se pagan muy caro.

¿Qué es la automatización de cuentas por pagar?

Desde trabajadores autónomos hasta pymes y grandes empresas, cualquier negocio tiene la necesidad de gestionar su facturación para llevar las cuentas al día. En este esquema, las facturas por pagar pueden convertirse en un elemento desestabilizador si no se tramitan del modo adecuado.

La digitalización de facturas y documentos para empresas es el modo más eficiente de enfrentarse a esta tarea que a menudo requiere de mucho tiempo y concentración. Mientras que el proceso tradicional en papel puede convertirse en algo tedioso, la transformación digital permite a los programas de automatización de cuentas trabajar de manera fluida y sin errores.

Estas soluciones tecnológicas están diseñadas para adaptarse a todo tipo de negocios, optimizando las condiciones de pago y mejorando así su relación con los proveedores. Gracias a la automatización de facturas por pagar las empresas tienen un mayor control financiero sobre el día a día de su actividad y pueden cumplir con sus obligaciones de pago en tiempo y forma.

¿Cómo funcionan las soluciones de automatización de facturas por pagar?

La falta de visualización y la desorganización documental son dos de los principales problemas a los que se enfrentan los departamentos financieros que aún no han dado el salto a la digitalización. Esto se traduce, además, en retrasos en los pagos y, en ocasiones, en recargos que podrían haberse evitado con un poco más de previsión.

Una pyme e incluso un autónomo pueden llegar a hacer frente a un alto volumen de transacciones a lo largo del año. La tramitación manual e individualizada de cada uno de estos documentos resulta inviable cuando se trata de cifras elevadas.

El esquema digitalizado difiere mucho de los procesos manuales, mucho más lentos y vulnerables frente a los errores. En comparación con los numerosos pasos necesarios para la tramitación manual de las facturas por pagar, la automatización permite completar el proceso en apenas cuatro pasos:

Subida y lectura automática de la factura

Flujo de confirmación/aprobación

Relación entre órdenes de compra/pago de bienes y servicios

Integración de toda la documentación en el sistema contable de la empresa

Ventajas de automatizar la gestión de cuentas por pagar

Según un informe realizado por Business Insider, gracias a la automatización de las facturas por pagar las empresas pueden ahorrarse hasta un 81 % en los gastos del departamento de facturación. Este ahorro económico está además acompañado de un aumento de la productividad del 71 %.

Pero aparte de estos dos motivos de peso, automatizar las cuentas por pagar también ofrece al negocio otro tipo de ventajas:

1. Trazabilidad de la documentación

Toda la información se almacena en una plataforma a la que tienen acceso todas las personas encargadas de la facturación. De este modo, el conjunto del departamento puede estar al corriente de las fechas de vencimiento, los pagos, las notas de crédito/débito y las facturas en general.

2. Comunicación con el proveedor y pagos puntuales

También los proveedores se benefician de la automatización de las cuentas por pagar. Gracias a estas herramientas pueden conocer el estado de sus facturas a través de la plataforma y ahorrarse el intercambio de llamadas y correos electrónicos con la empresa. La comunicación entre ambas partes es más fluida y se agilizan los procesos de pago.

3. Más información y menos riesgos

La automatización facilita un mayor control sobre los documentos, tanto en el momento del registro como en el proceso de seguimiento. De este modo se minimizan los riesgos de incluir en el sistema cifras incorrectas, tiempos inexactos o facturas fraudulentas. Este alto nivel de optimización también permite la elaboración de informes financieros más precisos que serán de gran utilidad para el desarrollo de la actividad de la empresa.